Évènementiel

L’évènementiel ou l’exigence d’un véritable métier.

“Organiser, ce n’est pas mettre de l’ordre. C’est donner de la vie.”J.R Fourtou

Evenementiel

Après quelques années d’expérience, je suis en mesure d’affirmer que l’évènementiel est la discipline la plus difficile et la plus exigeante des métiers de la communication. C’est pourtant un des postes budgétaire sur lequel les entreprises renient trop souvent. Et c’est sans compter sur le comportement surprenant de certains managers qui confient cette mission à des stagiaires peu formés. Même si d’extérieur ce métier peut paraître « fun », il ne peut se cantonner à cette définition. Organisation d’évènements, séminaires, voyages d’entreprise, road show clients, voyages de presse ou construction de foires et salons, le spectre de l’évènementiel est immense. Je vous invite à découvrir les bons réflexes à adopter pour vous entourer d’un partenaire de qualité qui saura faire de votre évènement, une réussite commerciale incontestée.

Conseil n° 1 : Choisir un partenaire aguerri.

Organiser un évènement n’est pas à la portée de tous. Quand vous choisissiez d’être exposant dans le cadre d’un salon, vous devez l’envisager comme une action de communication à part entière. Vous allez devoir le penser, l’organiser, le déployer, le communiquer, tout en respectant le délai incompressible. Lorsque vous choisissez un partenaire pour organiser votre évènement, assurez-vous qu’il soit à l’aise avec l’exercice. Revenez vers lui suffisamment en amont pour lui permettre de vous proposer des solutions d’optimisations. L’évènementiel est une discipline exigeante car elle réunit absolument tous les aspects de votre communication : site internet, vidéo de présentation, documentation, discours commercial, objets publicitaires, campagne de emailing, invitation VIP, présentation produit, photographie, optimisation des leads et briefing commercial, cette fonction ne fait pas de cadeau. En l’espace d’un évènement, elle met en lumière la qualité de votre communication. L’exigence du détail peut en faire votre meilleur ami ou votre pire ennemi. Lors de votre 1ère entrevue, dans le cadre de l’organisation d’un salon, votre prestataire devra aborder avec vous les points suivants :

  • Quelles sont les forces de votre marque ? Quel est votre territoire graphique ?
  • Quels sont vos objectifs sur ce salon ?
  • Sur quels produits souhaitez-vous communiquer ? Quel est votre produit star ?
  • Qui sont vos clients ?
  • Où se trouve votre emplacement ? L’avez-vous optimisiez ? Et quelle est votre surface de stand ?
  • Quelles sont vos contraintes ? (logistique, organisationnelle, approvisionnement).
  • De quels outils de communication disposez-vous aujourd’hui ?
  • Quel est votre budget prévisionnel ?

Il reviendra ensuite vers vous avec une proposition de concept de stand et un devis.

Conseil n°2 : Étudiez bien sa proposition. Vivez l’effet Waouhh !

Lors de la restitution de sa proposition, votre prestataire devra vous présenter un projet que vous n’auriez jamais pu imaginer vous même. Un fil rouge, une idée qui fait toute la différence, un clin d’oeil devra agir sur vous, comme un effet Waouhh. Veillez tout de même à ce que cette idée soit en cohérence avec les valeurs véhiculées par votre marque. Sa proposition tarifaire peut prendre en charge, tout ou partie de l’évènement au regard de ce que vous êtes capable d’assumer (ex : montage du stand…).

Conseil n°3 : Lisez attentivement le plan d’organisation.

Tout professionnel qui se respecte va joindre à sa proposition, un plan d’organisation. Celui-ci vise à timer minutieusement votre évènement, pour faire en sorte qu’il soit réussi. Ce plan doit intégrer toutes les actions nécessaires à l’amont de l’évènement, à la fois pour sa mise en oeuvre mais aussi dans sa communication auprès de votre public cible et des journalistes. Il recense également les actions indispensables à entreprendre juste après l’évènement pour continuer à en faire un atout commercial, une fois celui-ci terminé.

 

Tous les sujets devront être passés au crible : organisation de la logistique, organisation du montage, du démontage, réservation des hôtels et repas, commande de l’électricité, de l’élinguage, obligations règlementaires, construction des PLV, conception de la documentation, communiqué de presse, politique de emailing…

Dernier conseil, laissez tomber les prestataires qui organisent votre évènement à distance sans y mettre les pieds ! C’est dans le vif du sujet que l’on mesure la qualité d’un partenaire évènementiel.

MES COMPÉTENCES EN ÉVÈNEMENTIEL

Organisation de foires et salons

Organisation de séminaires clients

Organisation de voyages de presse

Organisation de soirées d’entreprise

Organisation de road show clients